TANS en Scan Sys: samen zorgen voor gemak in planning en administratie in de transportsector

Al vijftien jaar werken TANS en Scan Sys samen in software-oplossingen voor de transportsector. Stefan Elias, senior accountmanager bij Scan Sys: “Onze processen maken het werk eenvoudiger, efficiënter, leuker, sneller en goedkoper.”

Hoe omschrijf je de samenwerking met TANS?

Elias: “De samenwerking met TANS is heel fijn en flexibel. In onze projecten hebben we veel te maken met klantspecifieke wensen. Als partners stemmen we snel met elkaar af en dat wordt als totaalvoorstel richting de klant gepresenteerd. Altijd geven we duidelijk aan wat onze expertise is en welke die van TANS, en hoe we elkaar versterken. Met TANS schakelt het makkelijk om uiteindelijk een goede oplossing te vinden voor de klant. We hebben zo’n vijftig gezamenlijke klanten, variërend in verschillende oplossingen.”

Wat is het laatste project dat jullie samen hebben afgerond?

“Het laatste project is een oplossing bij een TALIS-gebruiker waarbij we de transportdocumenten en warehousedocumenten digitaliseren. Zo maken we de behandeling van documenten voor verschillende afdelingen makkelijker. We hebben een generieke oplossing geboden die voor hen allemaal past. Dat werkt efficiënter. Ook naar hun klanten toe.”

Hoe werkt de koppeling functioneel?

“Bij Scan Sys specialiseren we ons in het verwerken van documentstromen. De verwerking van transportdocumenten, pakbonnen en dergelijke, maar ook het proces voor het verwerken van inkoopfacturen. We integreren de informatie met het TALIS Transport Management Systeem van TANS en indien nodig een achterliggend financieel systeem.

Als de klant de wens heeft dat die informatie gekoppeld wordt aan een order, halen we de informatie uit TALIS naar onze apparatuur toe. Daar leggen we de relatie tussen het dossier en het document. Ook kunnen we klantspecifiek een e-mail sturen of op een andere manier de klant informeren dat de informatie beschikbaar is.

Wij zijn een doorgeefluik naar TALIS toe. Wij voeden TALIS met de informatie zodat de eindgebruiker de informatie vanuit TALIS direct voor handen heeft. Onze processen moeten het werk eenvoudiger, efficiënter, leuker, sneller en goedkoper maken.”

Wordt het weleens ingewikkeld?

“We bieden oplossingen aan om diverse processen aan documenten te koppelen en binnenkomende facturen sterk geautomatiseerd te verwerken. Dat is complex. Dan krijg je bijvoorbeeld een combinatie van een factuur met allerlei onderliggende documenten. Dit zijn verschillende documenttypes die door verschillende mensen in het bedrijf moeten worden verwerkt, beoordeeld of geaccordeerd. We splitsen dat in op ons systeem en zorgen dat de juiste mensen betrokken worden op het juiste moment. Met toepassingen en mogelijkheden op verschillende devices.”

Welke ervaring hebben jullie in de transportsector?

“De transportsector is een belangrijke sector voor ons. We hebben zo’n 600 klanten in deze sector. Belangrijk is dat we met TANS een standaard hebben gemaakt zodat we alle TANS-klanten een volledig bewezen oplossing kunnen bieden. Van daaruit kunnen we samen met TANS oplossingen bieden als klanten specifieke wensen hebben. De samenwerking in de transportsector met TANS is uniek. Met onze gebundelde expertise snappen we de wensen van de klant en kunnen we die wensen praktisch invullen.”